Hace un año, más o menos, publiqué un artículo acerca de cómo dar cumplimiento a la norma internacional de contabilidad IFRS 16 mediante el uso de SAP Real Estate Flexible (RE-FX). Pero es posible que alguno de nuestros clientes no cuente con SAP como ERP o, que teniéndolo, no use el módulo de RE-FX, o que tras un análisis coste/beneficio haya decidido no implementarlo.
Ibercaja Banco se encontraba en Junio de 2018 ante la tesitura de dar cumplimiento a la normativa de IFRS 16 (dado que el Banco de España había transpuesto la norma), pero no podía usar SAP RE-FX y su herramienta de gestión de Contratos de Leasin In no soportaba más parches.
Les planteamos la posibilidad de desarrollar una aplicación web que cumpliera la normativa IFRS 16 y que estuviera bajo todas las políticas corporativas marcadas desde el Área de TI. Para ello, se sustituiría su aplicación de Gestión de Contratos de Lease IN por una nueva con el siguiente planteamiento:
Finalmente, el acuerdo fue construir y poner en producción la aplicación antes de enero de 2019. Suponía todo un reto dado que no sólo había que dar cumplimiento a la norma, sino sustituir a la aplicación actual. El Kick-Off tuvo lugar el 21 de septiembre.
La aplicación debía ser web, construida en .Net y usar SQL como Base de Datos. Debía integrarse con el Identity Server Corporativo, atacar a la Base de Datos Central de Personas (Alfabético) e integrase con el Gestor Documental Corporativo.
Hoy día tenemos este Producto en producción:
Un aplicativo multi-empresa, multi-moneda, multi-idioma, multi-ledger, multi-plan de cuentas y multi-esquema impositivo. Todo ello controlado por un módulo propio de parametrización, lo que permite su uso en España o en cualquier país del mundo y para cualquier tipo de empresa o grupos de empresas.
En el caso de Ibercaja se han dan dado de alta dos compañías, se han valorado bajo IFRS 16 más de 800 Contratos, se gestionan más de 1.000 Interlocutores, se realizan auto-facturaciones y facturas de terceros y, sobre todo, permite gestionar las contabilizaciones de cuota/interés/amortización bajo la norma IFRS 16 de forma automatizada.
La aplicación cuenta con 6 Módulos de trabajo:
1. Maestros: donde se dan de alta los distintos interlocutores relacionados con el Contrato (proveedores o no) y si el Contrato se encuentra afecto a IFRS 16 se crea un Activo Fijo (que posteriormente se asocia al Contrato).
2. Contratos: donde se plasma todos las condiciones pactadas con el Proveedor/Cliente. Cuenta con hasta 14 pestañas donde recoger toda la información del Contrato:
3. Operaciones: desde donde se ejecutan, de forma maxima, las operaciones del día a día de los Contratos: Prorrogas, Rescisiones, Revalorizaciones de renta y Contabilizaciones. Dentro del apartado Contabilizaciones las tenemos de 2 tipos: renta (auto-facturas y facturas de terceros) y relacionadas con IFRS 16 (amortización, pago de cuota e intereses).
4. Informes: desde cualquier parte de la aplicación, sea el módulo que sea, se puede bajar a excel toda la información del Contrato (para uno o "n" Contratos), pero adicionalmente se han creado tres informes ad hoc: un informe de valoración de Contratos (IFRS 16); un informe de resúmenes de retenciones (modelo 202) y un informe que muestra todos los avisos registrados en los Contratos por fecha de vencimiento.
5. Parametrización: desde donde se definen los conceptos fiscales y contables a nivel genérico y posteriormente se asocian a las las sociedades que se dan de alta en la aplicación:
6. Mantenimiento: donde se definen los parámetros técnicos de la aplicación. La integración con Identity Server, con Alfabético, etc.
La funcionalidad de IFRS 16 nace de las Condiciones asociadas al Contrato y de la parametrización de las Condiciones afectas a IFRS 16:
Y cuenta con tres pestañas propias que, sólo se habilitan si el Contrato se define como afecto a IFRS16:
1. Objeto: dónde se asocia el Activo Fijo al Contrato de IFRS 16, pudiéndose navegar hasta el AF:
2. Valoración: dónde se indica la fecha de inicio y fin (o fin probable) de la valoración, así como la tasa de descuento usada. Cada vez que se cambia una condición susceptible de una nueva valoración, se realizan valoraciones posteriores:
3. Flujo de Valoración: Es el resumen de como quedas el Contrato bajo la normativa de IFRS 16 y de los valores que se van a contabilizar:
Con esto, ya estamos adaptados a IFRS 16 mediante el uso de una aplicación web a medida.